Ako zorganizovať firemný workshop?
Väčšie aj menšie spoločnosti často uvažujú nad spôsobom, ako svojich zamestnancov informovať o dôležitých firemných novinkách alebo ako z nich „vydolovať“ nápady, nové inšpirácie či jednoducho nemenej dôležitú spätnú väzbu na smerovanie spoločnosti. Jedným zo spôsobov je firemný workshop.
Pri slove workshop sa trochu pristavím. V dnešných časoch milujeme anglicizmy, znejú cool, ale málokedy sa naozaj zamyslíme nad ich podstatou. V tímoch radi brainstormujeme, mítingujeme, šérujeme… Ale čo je to vlastne workshop? Ak vychádzame z anglického významu slova, ide o „dielňu“, v ktorej doslova niečo vytvárame. Preto by mal byť workshop už z podstaty veci tvorivý, hravý, mal by vygenerovať nové nápady, produkty, projekty… Workshop preto dokáže mať veľa podôb, záleží na cieľoch, ktoré chceme dosiahnuť, na počte zainteresovaných, na technických i finančných možnostiach.
V závislosti od veľkosti podujatia a stanoveného rozpočtu sa väčšinou firma rozhodne, či si bude organizáciu eventu zabezpečovať sama, alebo ju zverí do rúk eventovej agentúre. Dôležité je vyhradiť si na plánovanie a zabezpečovanie dostatok času. Z vlastných skúseností viem, že čas má pri plánovaní tendenciu doslova miznúť a výraz „čas je relatívny“ nadobúda absolútne nový rozmer.
AK SA ROZHODNETE PRE ORGANIZÁCIU „IN HOUSE“
- Najdôležitejším bodom je stanovanie si rozpočtu. Pre koľko ľudí event plánujeme? Koľko môžeme minúť na celé podujatie? Na ktorú časť chceme minúť najväčší podiel nákladov? Pomôckou môže byť stanovenie si rozpočtového limitu na hlavu – koľko eur sme ochotní zaplatiť za zamestnanca / hosťa. A následne stanovenie si cieľov akcie: ide skôr o biznis event, pri ktorom je najdôležitejšia oficiálna / workshopová časť, alebo chceme zamestnancov aj motivovať zábavným programom či párty?
- Po rozpočte si ujasnite časový rámec eventu, jeho program a časový sled jednotlivých aktivít. Pôjde o jednodňovú alebo viacdennú akciu? Je potrebné mať v hlave aj koncept a náročnosť programu, nakoľko sa od neho bude odvíjať ďalší krok – výber vhodného miesta konania.
- Na výber miesta konania si vyhraďte veľa času. Nestačí „googlenie“ a dopyt po 10 cenových ponukách. Áno, s nimi začnete. No najdôležitejšie je si všetky vyhovujúce miesta obzrieť osobne. Potrebujete vedieť, aká je na miesto dopravná dostupnosť, akú majú parkovaciu kapacitu, ako vyzerajú priestory, aké majú technické (napríklad sieťové či zvukové) zabezpečenie, ako v prípade potreby vyzerá ubytovanie, a v neposlednom rade, akú ma miesto konania gastronómiu a kvalitu služieb vo všeobecnosti (akýkoľvek priestor je dobrý iba do výšky kvality jeho personálu). Rovnako podstatný je váš vnútorný pocit – či už pri komunikácii, alebo pri návšteve miesta konania.
- Na rad teraz prichádza dolaďovanie detailov – zostavenie dizajnu workshopu, prípadne kontrahovanie externých partnerov (profesionálne vedenie workshopu, externý spíkri, prípadne dekorácia priestoru a zabezpečenie večerného programu – DJ, kapely, iní účinkujúci…). Odporúčame si zostaviť detailný To do list, kde si zapíšete všetky parciálne úlohy a za ňu zodpovednú osobu.
- Až v tomto kroku začíname s internou komunikáciou, respektíve s pozývaním hostí, ktorým v pozvánke uvedieme detaily podujatia. Manažment pozvánok a celej logistiky býva jedným z najnáročnejších bodov, keďže pozostáva z obrovského množstva dát a často sa mení. Od hostí treba zozbierať veľa osobných informácií a požiadaviek, ktoré potom pri organizácii a celej logistike podujatia zohľadňujeme. Pri tomto kroku je potrebný správny výber eventového nástroja, ktorý vám celú komunikáciu s pozvanými maximálne uľahčí.
- Následne si zostavte podrobný scenár podujatia – od technickej prípravy až po večerný program a ukončenie akcie. Pri príprave v deň podujatia pomôže detailný Check list – doslova zoznam položiek, ktoré musia byť v deň D splnené – od označenia priestorov, menoviek až po poslednú fixku.
- Pri plánovaní a manažovaní eventu je však dôležité počítať s tým, že ani ten najlepší plán nemusí vždy vyjsť, a byť pripravený na veľkú dávku improvizácie a krízového riadenia.
Ak sa rozhodnete zveriť plánovanie a organizáciu do agentúrnych rúk, stačí nás v predstihu kontaktovať a všetko zariadime za vás.